Geen planningstool = geen overzicht
Wie geen gebruik maakt van een planningstool heeft geen overzicht. Zo simpel is het. Je mailt drie keer heen en weer met een monteur, maar puntje bij paaltje blijkt dat de monteur niet op de afgesproken locatie kan zijn wanneer het moet. Je bent veel tijd kwijt aan het achterhalen van afspraken, omdat deze niet ingepland zijn via een planningstool, maar ergens diep in je mail staan. En de geschiedenis van een reparatie of bestelling? Ook die is nergens meer in je planning te vinden.
Geen planningstool betekent geen overzicht. En geen overzicht zorgt voor onduidelijkheid voor zowel de binnen- als buitendienst. Het kost veel tijd om de planning handmatig weer op orde te krijgen, zodat de juiste service bij de eindklant terecht komt.
Chaos in de tent: wie ga je inplannen?
De gemaakte afspraken bij je servicebedrijf stromen binnen, mooi! Maar nu moeten al deze afspraken nog ingepland worden. Raak je lichtelijk in paniek omdat je weet dat het veel tijd kost om uit te zoeken welke monteur of installateur je waar en wanneer moet inplannen? Dan moet je op zoek naar een oplossing die het inplannen versnelt.
Chaos in de tent: uit mailcontact met de buitendienst blijkt dat er nergens ruimte is om installaties of montages bij eindklanten in te plannen. Maar is dit wel echt zo? Misschien weet de buitendienst ook niet waar ze aan toe zijn en hoe hun planning er daadwerkelijk uitziet. Dit betekent dat er een gat ontstaat en dat je ‘nee’ aan je eindklant moet verkopen omdat je (denkt) dat je geen ruimte in je planning hebt. Met een planningstool check je of er écht geen ruimte meer is. Geen Outlook of Gmail agenda meer nodig: alles is in te plannen via één platform: Insezo.
Rust, orde en sneller werken met een planningstool
Rust in de tent, geen chaos. Dat is wat je wil voor je servicebedrijf. Hoe je dat voor elkaar krijgt? Door te investeren in een planningstool van Insezo. Onze planningstool is ontwikkeld met de achterliggende gedachten om de workflow voor zowel de binnen- als buitendienst voor je servicebedrijf te verbeteren. Nooit meer uren kwijt aan het nalopen van afspraken die je via de mail met verschillende monteurs of installateurs hebt gemaakt, je checkt het gewoon even via de planningstool.
Een planningstool voor je servicebedrijf zorgt niet alleen voor rust en orde, je werkt er ook nog eens sneller door. Naast dat je geen mails meer hoeft door te spitten, heb je via de tool goede communicatie met de buitendienst en heb je afspraken bij eindklanten zo ingepland. Makkelijker kan het niet.
Tip: kijk ook een naar ons digitaal planbord om je planning nog beter op orde te krijgen.
Dit kun je allemaal met een planningstool van Insezo
Klinkt dat voor jou ook als muziek in de oren, zo’n innovatieve planningstool die op ieder apparaat te bekijken is? Bekijk hieronder wat je er allemaal mee kunt:
- Planningen inzichtelijk maken voor de binnen- én buitendienst.
- Monteur heeft direct de planning inzichtelijk via de Insezo web-app.
- Je hebt inzicht in een digitale postcodekaart.
- De eindklant wordt automatisch op de hoogte gebracht via sms of mail.
- De status van een bestelling, handeling of hulpvraag inzien.
- 24/7 inloggen om planningen in te zien.
- Planningen voor vandaag, morgen, volgende week en de komende maanden maken.
- Planningen tussentijds wijzigen.
- Inzien welke monteur er op dit moment beschikbaar is.
- Direct de efficiënte route van het ingeplande adres inzien.
De planningstool van Insezo is volledig te personaliseren. Wil je bepaalde opties en features terugzien in de tool? Dan bespreken we dat. Ben je benieuwd wat de mogelijkheden zijn en of het de workflow tussen binnen- en buitendienst écht verbetert? Probeer dan 14 dagen gratis onze planningstool uit en check hier alle opties en prijzen.
Handig: onze planningstool is ook te koppelen aan je boekhoudsysteem en andere software. Door deze integraties heb je nóg beter inzicht in je data.
Heb je nog behoefte aan een goed platform?
Probeer Insezo dan nu 14 dagen gratis!
Proefaccount aanmaken
Effectieve samenwerking tussen binnen- en buitendienst
De planningstool van Insezo is te gebruiken voor ieder bedrijf dat servicediensten levert. De tool heeft als doel de communicatie tussen de binnen- en buitendienst te verbeteren. Vaak gaat dit om de communicatie tussen een monteur en iemand van de binnendienst die de planning maakt, maar het kan natuurlijk ook om een installateur of een controleur gaan. Voor welk servicebedrijf je ook werkzaam bent: de planningstool van Insezo is een waardevolle en efficiënte toevoeging voor opdrachtgevers, uitvoerders, planners, leveranciers, producenten en meer. Zo kan de binnendienst direct vanuit de opdracht sms’en, mailen of berichten naar de monteur.
Van keukenzaak tot projectbeheer: plannen maar!
Iedereen in de binnen- als buitendienst weet met een planningstool waar hij aan toe is. Wel zo fijn. Of dat ook bij jouw servicebedrijf kan? Zeker! Insezo’s planningstool wordt al door diverse branches gebruikt:
- aircobedrijven
- installatiebedrijven
- witgoedfabrikanten
- gemeenten
- servicebedrijven
- woningcorporaties
- zonnepanelen aanbieders
- aanbieders van elektrische fietsen
- keukenzaken
- aanbieders van haarden en kachels
- projectbeheer
- aanbieders van portocabins
- bouwbedrijven
Probeer de planningstool uit met onze professionele begeleiding
Ben je klaar voor en goede planningstool die de workflow tussen binnen- en buitendienst verbetert? Probeer dan onze planningstool gratis 14 dagen uit. Ervaar dat je meer tijd overhoudt en dat je éindelijk goed inzicht in je planning en data hebt.
Een planning moet voor jou werken, niet andersom. Daarom helpen wij je graag met de implementatie van Insezo. Wij ondersteunen je van begin tot eind, totdat de planningstool volledig naar wens is. Naast een planningstool kun je met Insezo ook digitale werkbonnen via een werkbon app maken en inzien en aan de slag met service software.
Word jij ook partner van Insezo?
Geen chaos meer in de tent, duidelijk inzicht in de planning van de buitendienst, goede communicatie, én tevreden eindklanten. Dat is waar de planningstool van Insezo voor zorgt. Wil jij hier ook kennis mee maken? Dan nodigen we je graag uit om partner te worden.
Insezo is een onlineservice managementplatform dat voor een fijne workflow zorgt. Dit doen we omdat we ervaren dat planningen bij servicebedrijven niet altijd even efficiënt worden ingezet en we zien dat dit tijd kost. Ervaar het gemak van een planningstool en probeer het gratis uit. Heb je vragen over de planningstool? Neem dan gerust contact met ons op.
Veelgestelde vragen.
Gegevens filteren
Werk je binnen Insezo met meerdere meerdere (externe) partijen samen, dan kun je filters gebruiken om sommige gegevens - zoals digitale werkbonnen van een bepaald merk of opdrachtgever - in jouw gebruikersaccount tijdelijk te verbergen, zodat je kunt concentreren op de gegevens die je wilt zien.
Dit doe je door links onderin het menu aan de linkerzijde de klikken op 'Bekijk gegevens per bedrijf' of 'Bekijk gegevens per merk'.
Checklists bouwen
Op locatie legt de buitendienstmedewerker de werkzaamheden vast via een checklist op zijn mobiel of tablet. Je kunt verschillende checklists aanmaken, inrichten en optimaliseren. Dit doe je via 'Beheer' > 'Wizard builder'. Advies nodig? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!
Rapportage maken
Jouw organisatie genereert dagelijks ontzettend veel klant-, product- en servicegegevens. Maak een gebruikersvriendelijk rapport dat is ontdaan van onnodige zaken, dit doe je via 'Archief en rapportage'. Maak een datum selectie en klik op 'Maak rapportage'. Vervolgens selecteer je alle data welke je wilt exporteren en klik je op 'Maak rapportage'. Maak je vaak eenzelfde rapportage? Maak dan een filter aan.
Hoe kan ik zoeken?
Via de zoekbalk, altijd bovenaan de pagina, kun je razendsnel navigeren naar opdrachten. Je kunt onder andere zoeken op naam, opdrachtnummer, postcode, plaats of referentienummer. Staat er een folder-icoon achter het ondernemer? Dan is de opdracht reeds afgehandeld en gearchiveerd. Je kunt geavanceerd zoeken door rechtsboven op het vergrootglas icoon te klikken
Een label aanmaken
Creëer labels en toon deze bij opdrachten die moeten opvallen. Het label is zichtbaar voor iedere betrokken partij. Je kunt de labels beheren via het menu aan de linkerzijde 'Beheer' > 'Labels'. Vervolgens kun je, als je in een opdracht zit, een label aan de opdracht hangen via het menu aan de linkerzijde.
Statistieken bekijken
Onze gebruikers genereren dagelijks een grote hoeveelheid data. Lukt het jou om deze data snel om te schakelen naar betrouwbare en waardevolle inzichten? Maak kennis met Insezo Statistieken. Deze statistieken geven inzicht in onder andere:
- Aantal aangemaakte en afgehandelde werkbonnen
- Meest voorkomende apparaten
- Klantenreviews
- Doorlooptijden
- First time fixes
- NPS
Filter de statistieken op opdrachtgever, uitvoerder of periode.
De statistieken zijn te vinden in het menu aan de linkerzijde. In de toekomst zullen wij de statistieken nog verder uitbreiden, dus houdt de pagina in de gaten!
Wil je uitgebreide data rapportages draaien? Lees dan het artikel 'Rapportage maken'.
Kolommen aanpassen
Op een tal pagina's vind je een tabel met verschillende kolommen, deze kolommen kun je zelf inrichten. Dit doe je door, op de pagina, op de knop 'Kolommen aanpassen' te klikken.
Afgehandelde opdrachten
Via het menu aan de linkerzijde 'Archief en rapportage' vind je alle afgehandelde opdrachten terug. In de opdracht vind je alle gegevens terug die op locatie zijn vastgelegd (verrichte werkzaamheden, foto's, verbruikt materiaal, enz.). Daarnaast vind je in de 'Communicatie' sectie alle correspondentie terug. Ook alle klant-, product- en servicegegevens blijven bestaan.
Nieuw monteur aansluiten
Maak eenvoudig en onbeperkt gebruikersaccounts aan voor je monteurs. Dit doe je via 'Gebruikersaccounts' in het menu aan de linkerzijde. Monteurs krijgen een eigen besloten gebruikersaccount en zien alleen de opdrachten die je hebt doorgezet naar de desbetreffende monteur.
Bericht templates aanmaken
Door te werken met bericht templates kunnen medewerkers eenvoudig en snel templates opvragen via de communicatiemodule om deze vervolgens te versturen via een intern bericht, e-mail of SMS. De templates beheer je via 'Instellingen en financieel' > 'Communicatie'.
Gebruikersaccount aanmaken
Je kunt onbeperkt gebruikersaccounts aanmaken voor de binnendienst en voor je monteurs. Dit doe je via 'Gebruikersaccounts' in het menu aan de linkerzijde. Aan gebruikersaccounts voor de binnendienst kun je zelf een rol hangen, een admin of operator. Een admin heeft alle rechten, een operator kun je zelf rechten geven. Monteurs krijgen een eigen besloten gebruikersaccount en zien alleen de opdrachten die je hebt doorgezet naar de desbetreffende monteur.
Hoe maak ik een opdracht aan?
Het proces begint bij het aanmaken van een opdracht (alias; werkbon, melding, bon, ticket, order), dit doe je via het menu aan de linkerzijde 'Opdracht aanmaken'. Vul het formulier in en klik op 'Aanmaken', vervolgens wordt de opdracht aangemaakt en kun je aan de slag.
Referentienummers hernoemen
Met Insezo kun je elke werkbon voorzien van maximaal vier referentienummers waardoor je gemakkelijk de juiste werkbon kunt terugvinden. Bovendien kun je de veldnamen wijzigen om de gewenste associaties te krijgen. Dit doe je onder het kopje 'Referentie benaming' via de pagina 'Instellingen' > 'Bedrijfsinstelling'.
Snel en eenvoudig werkbonnen terugvinden, zuivere rapportages draaien en tijd besparen.
Modules bekijken, activeren of deactiveren
Insezo heeft tal van handige modules, lang niet alle modules staan standaard geactiveerd om vervuiling te voorkomen. Denk aan een module voor productregistraties, klachtenregistraties, voorkeursdatum voor bij het plannen, enzovoort.
Ben je benieuwd naar welke modules wij aanbieden en of deze wellicht handig zijn voor jou? Bekijk, activeer of deactiveer de modules via 'Instellingen' > 'Bedrijfsinstellingen' > 'Modules'.
Bij vragen kunnen wij je assisteren, neem vrijblijvend contact op met het Insezo team!
Correspondeer met iedere betrokken partij
Iedere opdracht heeft een eigen communicatie-sectie. Zo kun je opmerkingen plaatsen en jouw collega's, de monteur, opdrachtgever, servicepartner of de eindklant een bericht sturen. Je kunt ook bijlage toevoegen. De correspondentie blijft altijd bestaan!
Ontvangt mijn klant statusupdates? (SMS en mail)
Op bepaalde momenten in het proces wordt er automatisch een SMS- en/of e-mailbericht verzonden. Dit kun je zelf instellen via 'Instellingen en financieel' > 'Communicatie'. Zodra je het bericht leeg laat, wordt er niets verzonden. In de opdracht kun je onder de sectie 'Communicatie' terugvinden wanneer welk SMS- en/of e-mailbericht verzonden is.
Werkgebied monteur selecteren via de digitale postcodekaart
Selecteer via de digitale postcodekaart het werkgebied van jouw monteur. Dit doe je via 'Gebruikersaccounts' > 'Monteurs' > klik op de naam van de monteur > 'Monteur regio's selecteren' en selecteer vervolgens de postcode's door er op te klikken.
Zodra je een nieuwe werkbon aanmaakt en deze gaat doorzetten naar één van jouw monteurs, dan laat Insezo zien welke monteurs in het postcodegebied van deze eindklant werkzaam zijn. Je kunt een werkbon ook altijd nog naar een monteur doorzetten die niet werkzaam is in het desbetreffende postcodegebied.
Wil jij ook efficiënter werken met Insezo?
Neem dan vrijblijvend contact op met Renzo en hij vertelt je graag meer over de mogelijkheden.
