Waarom gebruik maken van een werkbon app of digitale werkbon?
Je kent het wel: de papieren werkbon is onleesbaar, kwijtgeraakt of onvolledig ingevuld. Balen, want dit zorgt voor problemen en je realtime data is niet op orde. Je hebt geen inzicht in werkzaamheden, weet niet welk en hoeveel materiaal er bij een klus is gebruikt met als gevolg dat je klussen moet uitstellen omdat er blijkbaar meer materiaal is gebruikt dan je dacht. Daarnaast heeft dit ook weer effect op de eindklant. Het laatste wat je wil is verkeerde informatie op de werkbon, waardoor de eindklant vervolgens verkeerde of dubbele informatie ontvangt.
Ontdek de oplossing: een digitale werkbon
Die klanttevredenheid, een effectieve samenwerking tussen de binnen- en buitendienst en een fijne werkflow? Die creëer je door te werken met een digitale werkbon. In een veilige en besloten omgeving log je in en krijg je direct toegang tot de digitale werkbon van Insezo. Onduidelijke werkbonnen en fouten zijn verleden tijd met onze digitale werkbon software. Speciaal ontwikkeld om de communicatie tussen de binnen- en buitendienst te verbeteren.
Zijn alle werkzaamheden op locatie verricht en is – bijvoorbeeld – de wasmachine geleverd en geïnstalleerd door de buitendienstmedewerker? Even invullen in Insezo en het komt direct terecht in een digitaal archief. En die digitale werkbon? Die ontvangt de eindklant inclusief handtekening automatisch via de mail. Makkelijker kan het niet. Ontdek hieronder de belangrijkste voordelen van de werkbon app van Insezo.
De voordelen van de werkbon app of digitale werkbon van Insezo
- Efficiëntie: de werkbon app zorgt ervoor dat het proces van het invullen, indienen en verwerken van werkbonnen een stuk sneller doorlopen kan worden.
- Nauwkeurigheid: Automatische berekeningen en vooraf ingevulde velden in digitale werkbonnen zorgen voor een verminderde kans op menselijke fouten.
- Minder verlies van gegevens: Waar papieren werkbonnen nog verloren kunnen gaan, beschadigd kunnen raken of vergeten kunnen worden. Worden digitale werkbonnen centraal opgeslagen en zijn deze gemakkelijk toegankelijk, waardoor het risico op gegevensverlies wordt verminderd.
- Betere rapportage: Met digitale werkbonnen kunnen gegevens gemakkelijk worden geanalyseerd en gerapporteerd. Dit kan jouw waardevolle inzichten bieden om de bedrijfsprocessen verder te verbeteren.
- Betere klantenservice: Door real-time updates en snellere verwerking kunnen klanten nauwkeuriger en sneller worden geïnformeerd over de voortgang van hun projecten of serviceverzoeken.
- Mobiele toegang: De digitale werkbonnen van Insezo kunnen ook worden ingevuld en ingediend via mobiele apparaten. Ideaal voor jouw buitendienstmedewerkers!
En zo zijn er nog meer belangrijke voordelen. Denk aan minder administratieve lasten en minder benodigde fysieke opslagruimte. Benieuwd naar wat je precies kunt met de werkbon app van Insezo? Probeer het 14 gratis met een van onze experts of lees hieronder verder.
Hoe werkt de werkbonnen app?
De werkbon app van Insezo heeft talloze mogelijkheden die de communicatie tussen binnen- en buitendienst verbeteren. Dit zijn de belangrijkste mogelijkheden:
- Verschillende gebruikersaccounts aanmaken voor binnen- en buitendienst.
- Sms en e-mails automatisch op bepaalde momenten in het proces naar de eindklant sturen.
- Digitale handtekeningen invoeren.
- Agenda’s inzien.
- Relaties koppelen.
- Iframe op de website zetten.
- Toegang tot API.
- Iedere opdracht heeft een chatsectie.
En zo zijn er nog veel meer opties. Jij vraagt, wij passen het toe en personaliseren de werkbonnen app voor je. Benieuwd of de werkbon app ook bij jouw service bedrijf past? Check hier alle opties en prijzen.
Voor wie is de werkbon app?
We hebben de digitale werkbon in het leven geroepen voor opdrachtgevers, maar ook voor uitvoerders, leveranciers én producenten. Waarom? Omdat al deze doelgroepen onderling baat hebben bij een goede samenwerking en duidelijke communicatie. Iedere monteur wordt gekoppeld aan een eigen omgeving en kan aan de slag met de digitale werkbon.
Een monteur die geen duidelijke digitale werkbon heeft waar hij gewerkte uren op kan invullen? Of een opdrachtgever die geen inzicht heeft in welke materialen er zijn gebruikt bij een klus? Onhandig. Of je nu opdrachtgever, uitvoerder, leverancier of producent bent: een digitale werkbon biedt uitkomst voor jou én je eindgebruiker. Bovendien ontvangt de klant na afhandeling per mail de werkbon inclusief handtekening.
Deze bedrijven maken al gebruik van Insezo’s digitale werkbon:
- Aircobedrijven
- Installatiebedrijven
- Witgoedfabrikanten
- Gemeenten
- Servicebedrijven
- Woningcorporaties
- Zonnepanelen aanbieders
- Aanbieders van elektrische fietsen
- Keukenzaken
- Aanbieders van haarden en kachels
- Projectbeheer
- Aanbieders van portocabins
- Bouwbedrijven
Insezo: professionele begeleiding en alles vanuit één systeem
Een werkbon moet voor jou werken, niet andersom. Daarom personaliseren wij de werkbon voor je. Wil je graag storingscodes in de bon kunnen zetten? Dan regelen we dat. De implementatie van de app hoef je niet helemaal zelf te doen, wij helpen je daarbij. Van begin tot eind.
Met Insezo kun je de volledige service van je bedrijf verbeteren. Naast de werkbonnen app zorgt ons digitaal planbord, planning software, service software en meer voor uitstekende service. En dat allemaal vanuit één systeem.
Word jij ook partner van Insezo?
Ervaar jij binnen de proefperiode ook de efficiëntie van de software en wil je nooit meer terug naar die papieren werkbonnen? Neem dan contact met ons op om partner te worden. Met het gebruik van de werkbonnen app heb je geen gedoe meer met verloren data van papieren bonnen, maar kun je eenvoudig alle bonnen in de app invoeren, wijzigen en bekijken. Fijn voor zowel de binnen- als buitendienst, maar het allerbelangrijkst: fijn voor je eindklant.
Insezo is een onlineservice managementplatform. Met onze innovatieve software maken we communicatie voor de binnendienst, buitendienst, leveranciers en producenten makkelijk. Geen onduidelijke werkbonnen meer, maar een uitstekende servicedienst voor je eindklanten dankzij een duidelijke werkbonnen app. Dat is waar Insezo voor zorgt.
Veelgestelde vragen.
Gegevens filteren
Werk je binnen Insezo met meerdere meerdere (externe) partijen samen, dan kun je filters gebruiken om sommige gegevens - zoals digitale werkbonnen van een bepaald merk of opdrachtgever - in jouw gebruikersaccount tijdelijk te verbergen, zodat je kunt concentreren op de gegevens die je wilt zien.
Dit doe je door links onderin het menu aan de linkerzijde de klikken op 'Bekijk gegevens per bedrijf' of 'Bekijk gegevens per merk'.
Checklists bouwen
Op locatie legt de buitendienstmedewerker de werkzaamheden vast via een checklist op zijn mobiel of tablet. Je kunt verschillende checklists aanmaken, inrichten en optimaliseren. Dit doe je via 'Beheer' > 'Wizard builder'. Advies nodig? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!
Rapportage maken
Jouw organisatie genereert dagelijks ontzettend veel klant-, product- en servicegegevens. Maak een gebruikersvriendelijk rapport dat is ontdaan van onnodige zaken, dit doe je via 'Archief en rapportage'. Maak een datum selectie en klik op 'Maak rapportage'. Vervolgens selecteer je alle data welke je wilt exporteren en klik je op 'Maak rapportage'. Maak je vaak eenzelfde rapportage? Maak dan een filter aan.
Hoe kan ik zoeken?
Via de zoekbalk, altijd bovenaan de pagina, kun je razendsnel navigeren naar opdrachten. Je kunt onder andere zoeken op naam, opdrachtnummer, postcode, plaats of referentienummer. Staat er een folder-icoon achter het ondernemer? Dan is de opdracht reeds afgehandeld en gearchiveerd. Je kunt geavanceerd zoeken door rechtsboven op het vergrootglas icoon te klikken
Een label aanmaken
Creëer labels en toon deze bij opdrachten die moeten opvallen. Het label is zichtbaar voor iedere betrokken partij. Je kunt de labels beheren via het menu aan de linkerzijde 'Beheer' > 'Labels'. Vervolgens kun je, als je in een opdracht zit, een label aan de opdracht hangen via het menu aan de linkerzijde.
Statistieken bekijken
Onze gebruikers genereren dagelijks een grote hoeveelheid data. Lukt het jou om deze data snel om te schakelen naar betrouwbare en waardevolle inzichten? Maak kennis met Insezo Statistieken. Deze statistieken geven inzicht in onder andere:
- Aantal aangemaakte en afgehandelde werkbonnen
- Meest voorkomende apparaten
- Klantenreviews
- Doorlooptijden
- First time fixes
- NPS
Filter de statistieken op opdrachtgever, uitvoerder of periode.
De statistieken zijn te vinden in het menu aan de linkerzijde. In de toekomst zullen wij de statistieken nog verder uitbreiden, dus houdt de pagina in de gaten!
Wil je uitgebreide data rapportages draaien? Lees dan het artikel 'Rapportage maken'.
Kolommen aanpassen
Op een tal pagina's vind je een tabel met verschillende kolommen, deze kolommen kun je zelf inrichten. Dit doe je door, op de pagina, op de knop 'Kolommen aanpassen' te klikken.
Afgehandelde opdrachten
Via het menu aan de linkerzijde 'Archief en rapportage' vind je alle afgehandelde opdrachten terug. In de opdracht vind je alle gegevens terug die op locatie zijn vastgelegd (verrichte werkzaamheden, foto's, verbruikt materiaal, enz.). Daarnaast vind je in de 'Communicatie' sectie alle correspondentie terug. Ook alle klant-, product- en servicegegevens blijven bestaan.
Nieuw monteur aansluiten
Maak eenvoudig en onbeperkt gebruikersaccounts aan voor je monteurs. Dit doe je via 'Gebruikersaccounts' in het menu aan de linkerzijde. Monteurs krijgen een eigen besloten gebruikersaccount en zien alleen de opdrachten die je hebt doorgezet naar de desbetreffende monteur.
Bericht templates aanmaken
Door te werken met bericht templates kunnen medewerkers eenvoudig en snel templates opvragen via de communicatiemodule om deze vervolgens te versturen via een intern bericht, e-mail of SMS. De templates beheer je via 'Instellingen en financieel' > 'Communicatie'.
Gebruikersaccount aanmaken
Je kunt onbeperkt gebruikersaccounts aanmaken voor de binnendienst en voor je monteurs. Dit doe je via 'Gebruikersaccounts' in het menu aan de linkerzijde. Aan gebruikersaccounts voor de binnendienst kun je zelf een rol hangen, een admin of operator. Een admin heeft alle rechten, een operator kun je zelf rechten geven. Monteurs krijgen een eigen besloten gebruikersaccount en zien alleen de opdrachten die je hebt doorgezet naar de desbetreffende monteur.
Hoe maak ik een opdracht aan?
Het proces begint bij het aanmaken van een opdracht (alias; werkbon, melding, bon, ticket, order), dit doe je via het menu aan de linkerzijde 'Opdracht aanmaken'. Vul het formulier in en klik op 'Aanmaken', vervolgens wordt de opdracht aangemaakt en kun je aan de slag.
Referentienummers hernoemen
Met Insezo kun je elke werkbon voorzien van maximaal vier referentienummers waardoor je gemakkelijk de juiste werkbon kunt terugvinden. Bovendien kun je de veldnamen wijzigen om de gewenste associaties te krijgen. Dit doe je onder het kopje 'Referentie benaming' via de pagina 'Instellingen' > 'Bedrijfsinstelling'.
Snel en eenvoudig werkbonnen terugvinden, zuivere rapportages draaien en tijd besparen.
Modules bekijken, activeren of deactiveren
Insezo heeft tal van handige modules, lang niet alle modules staan standaard geactiveerd om vervuiling te voorkomen. Denk aan een module voor productregistraties, klachtenregistraties, voorkeursdatum voor bij het plannen, enzovoort.
Ben je benieuwd naar welke modules wij aanbieden en of deze wellicht handig zijn voor jou? Bekijk, activeer of deactiveer de modules via 'Instellingen' > 'Bedrijfsinstellingen' > 'Modules'.
Bij vragen kunnen wij je assisteren, neem vrijblijvend contact op met het Insezo team!
Correspondeer met iedere betrokken partij
Iedere opdracht heeft een eigen communicatie-sectie. Zo kun je opmerkingen plaatsen en jouw collega's, de monteur, opdrachtgever, servicepartner of de eindklant een bericht sturen. Je kunt ook bijlage toevoegen. De correspondentie blijft altijd bestaan!
Ontvangt mijn klant statusupdates? (SMS en mail)
Op bepaalde momenten in het proces wordt er automatisch een SMS- en/of e-mailbericht verzonden. Dit kun je zelf instellen via 'Instellingen en financieel' > 'Communicatie'. Zodra je het bericht leeg laat, wordt er niets verzonden. In de opdracht kun je onder de sectie 'Communicatie' terugvinden wanneer welk SMS- en/of e-mailbericht verzonden is.
Werkgebied monteur selecteren via de digitale postcodekaart
Selecteer via de digitale postcodekaart het werkgebied van jouw monteur. Dit doe je via 'Gebruikersaccounts' > 'Monteurs' > klik op de naam van de monteur > 'Monteur regio's selecteren' en selecteer vervolgens de postcode's door er op te klikken.
Zodra je een nieuwe werkbon aanmaakt en deze gaat doorzetten naar één van jouw monteurs, dan laat Insezo zien welke monteurs in het postcodegebied van deze eindklant werkzaam zijn. Je kunt een werkbon ook altijd nog naar een monteur doorzetten die niet werkzaam is in het desbetreffende postcodegebied.
Wil jij ook efficiënter werken met Insezo?
Neem dan vrijblijvend contact op met Renzo en hij vertelt je graag meer over de mogelijkheden.
