Een digitaal planbord: de oplossing voor de planningsproblemen binnen jouw servicebedrijf
Veel servicebedrijven herkennen de volgende problemen in hun planning:
- Planningen die continu worden geannuleerd;
- Boze eindklanten die niet weten wanneer de monteur nu precies langskomt en soms zelfs uren onnodig in onwetendheid wachten;
- Al die onnodige uren die je kwijt bent om alles en iedereen te informeren over de planning;
- Het druk bezig zijn met het controleren van de magnetische planborden of planborden met insteekkaarten.
Goed nieuws! Insezo helpt je uit deze chaos. Met een digitaal planbord dat onderdeel is van ons onlineservice management platform maak jij strakkere planningen dan ooit tevoren. Én zullen zowel je eindklanten als je werknemers je dankbaar zijn. Eindelijk snel inzicht in de planning van iedere monteur die gekoppeld is aan een digitaal planbord van Insezo.
Met het digitaal planbord van Insezo ziet de binnendienst direct wie wanneer beschikbaar is. Heen en weer mailen is dus niet langer nodig. Dus, monteurs inplannen bij eindklanten? Geen probleem, dat heb jij nu binnen een paar seconden geregeld. Een digitaal planbord van Insezo is op verschillende apparaten in te zien: desktop, maar ook op telefoons en tablets die meegaan met de buitendienst. Benieuwd naar de belangrijkste voordelen van het planbord van Insezo? Die zetten we hieronder voor je op een rij.
De voordelen van een digitaal planbord
- Je bent een efficiënte planning rijker;
- Iedereen heeft altijd en overal toegang tot de planning;
- Communicatie tussen binnen- en buitendienst verbetert;
- Volledig te personaliseren;
- Te koppelen aan je boekhoudsysteem of andere software.
De mogelijkheden met een digitaal planbord van Insezo
Met een digitaal planbord van Insezo ben je niet alleen een efficiënte planning rijker, je kunt nog veel meer met het digitale planbord dan alleen een planning maken:
- De eindklant wordt automatisch op de hoogte gebracht via sms of mail.
- De planning van vandaag, morgen, maar ook volgende maand inzien.
- Monteurs in hun eigen Insezo-omgeving planningen laten checken
- Checken op welke tijden een monteur beschikbaar is.
- Automatisch en snel uitgebreide en efficiënt routes genereren.
- Planningen tussentijds wijzigen.
Integratiemogelijkheden
Ook handig: koppel een digitaal planbord van Insezo ook met je boekhoudsysteem of andere software. Bij Insezo zijn er diverse integraties mogelijk. Zo kun je bijvoorbeeld eenvoudig – via een koppeling – de afspraken tonen in de Google kalender of Outlook agenda.
Je kunt je voorstellen dat de communicatie tussen binnen- en buitendienst aanzienlijk verbetert met de implementatie van Insezo’s digitale planbord. Een digitaal planbord bij Insezo is volledig te personaliseren, met de features die jij wenst. Benieuwd hoe een digitaal planbord werkt? Check hier alle opties en prijzen of lees ons artikel '5 manieren om onze online planning tool te gebruiken' voor meer informatie.
Is een online planbord iets voor jouw bedrijf?
Twijfel je of een online planbord iets is voor jouw bedrijf? Dan vertellen we je graag welke soort bedrijven allemaal baat hebben wij onze software: Alle (service)bedrijven die een fijne workflow willen voor zowel de binnen- als buitendienst.
Is het dan ook voor jouw bedrijf mogelijk? Waarschijnlijk wel. Insezo’s software is te gebruiken voor verschillende bedrijven die servicediensten aanbieden, zoals deze:
- aircobedrijven
- installatiebedrijven
- witgoedfabrikanten
- gemeenten
- servicebedrijven
- woningcorporaties
- zonnepanelen aanbieders
- bouwbedrijven
- aanbieders van elektrische fietsen
- keukenzaken
- aanbieders van haarden en kachels
- projectbeheer
- aanbieders van portocabins
Strakke planning voor binnen- en buitendienst
Het hele planningsproces vindt vooral plaats tussen de binnen- en buitendienst. Iemand in de buitendienst is in veel gevallen een monteur, maar misschien is er bij jouw servicebedrijf wel sprake van een leverancier of andere soort uitvoerder die onder de buitendienst valt. Hoe de verschillende functies in de binnen- en buitendienst ook mogen heten: een digitaal planbord is in te zetten bij ieder bedrijf dat servicediensten levert. Lees vooral ook meer over de voor-en nadelen van het maken van een online planning om je verder te oriënteren.
Probeer een digitaal planbord uit met onze professionele begeleiding
Ben je klaar met heen en weer mailen naar monteurs en het eindeloos afwachten van antwoorden, zodat jij je planning kunt maken? Probeer dan een digitaal planbord van Insezo uit. We beloven je dat het een verademing is en dat het je veel tijd bespaart. Wil je eerst kennis maken met een digitaal planbord? Dan kun je ons planbord 14 dagen gratis uitproberen.
De planning werkt voor jou, en jij niet meer voor de planning. Dat is hoe we het zien bij Insezo. Tijdens de implementatie van een digitaal planbord van Insezo begeleiden we je van begin tot eind. We denken met je mee, zodat jij een digitaal planbord voor je bedrijf krijgt waar iedereen blij van wordt.


Word jij ook partner van Insezo?
Insezo is een onlineservice managementplatform dat innovatieve software ontwikkelt voor servicebedrijven. Zo zorgen we dus voor je digitale planbord, maar ook voor een werkbonnen app, planningstool en kun je onze software ook als service software gebruiken. Word jij ook onze partner?
Heb je vragen over een digitaal planbord? Neem dan gerust contact met ons op.
Veelgestelde vragen.
Gegevens filteren
Werk je binnen Insezo met meerdere meerdere (externe) partijen samen, dan kun je filters gebruiken om sommige gegevens - zoals digitale werkbonnen van een bepaald merk of opdrachtgever - in jouw gebruikersaccount tijdelijk te verbergen, zodat je kunt concentreren op de gegevens die je wilt zien.
Dit doe je door links onderin het menu aan de linkerzijde de klikken op 'Bekijk gegevens per bedrijf' of 'Bekijk gegevens per merk'.
Checklists bouwen
Op locatie legt de buitendienstmedewerker de werkzaamheden vast via een checklist op zijn mobiel of tablet. Je kunt verschillende checklists aanmaken, inrichten en optimaliseren. Dit doe je via 'Beheer' > 'Wizard builder'. Advies nodig? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!
Rapportage maken
Jouw organisatie genereert dagelijks ontzettend veel klant-, product- en servicegegevens. Maak een gebruikersvriendelijk rapport dat is ontdaan van onnodige zaken, dit doe je via 'Archief en rapportage'. Maak een datum selectie en klik op 'Maak rapportage'. Vervolgens selecteer je alle data welke je wilt exporteren en klik je op 'Maak rapportage'. Maak je vaak eenzelfde rapportage? Maak dan een filter aan.
Hoe kan ik zoeken?
Via de zoekbalk, altijd bovenaan de pagina, kun je razendsnel navigeren naar opdrachten. Je kunt onder andere zoeken op naam, opdrachtnummer, postcode, plaats of referentienummer. Staat er een folder-icoon achter het ondernemer? Dan is de opdracht reeds afgehandeld en gearchiveerd. Je kunt geavanceerd zoeken door rechtsboven op het vergrootglas icoon te klikken
Een label aanmaken
Creëer labels en toon deze bij opdrachten die moeten opvallen. Het label is zichtbaar voor iedere betrokken partij. Je kunt de labels beheren via het menu aan de linkerzijde 'Beheer' > 'Labels'. Vervolgens kun je, als je in een opdracht zit, een label aan de opdracht hangen via het menu aan de linkerzijde.
Statistieken bekijken
Onze gebruikers genereren dagelijks een grote hoeveelheid data. Lukt het jou om deze data snel om te schakelen naar betrouwbare en waardevolle inzichten? Maak kennis met Insezo Statistieken. Deze statistieken geven inzicht in onder andere:
- Aantal aangemaakte en afgehandelde werkbonnen
- Meest voorkomende apparaten
- Klantenreviews
- Doorlooptijden
- First time fixes
- NPS
Filter de statistieken op opdrachtgever, uitvoerder of periode.
De statistieken zijn te vinden in het menu aan de linkerzijde. In de toekomst zullen wij de statistieken nog verder uitbreiden, dus houdt de pagina in de gaten!
Wil je uitgebreide data rapportages draaien? Lees dan het artikel 'Rapportage maken'.
Kolommen aanpassen
Op een tal pagina's vind je een tabel met verschillende kolommen, deze kolommen kun je zelf inrichten. Dit doe je door, op de pagina, op de knop 'Kolommen aanpassen' te klikken.
Afgehandelde opdrachten
Via het menu aan de linkerzijde 'Archief en rapportage' vind je alle afgehandelde opdrachten terug. In de opdracht vind je alle gegevens terug die op locatie zijn vastgelegd (verrichte werkzaamheden, foto's, verbruikt materiaal, enz.). Daarnaast vind je in de 'Communicatie' sectie alle correspondentie terug. Ook alle klant-, product- en servicegegevens blijven bestaan.
Nieuw monteur aansluiten
Maak eenvoudig en onbeperkt gebruikersaccounts aan voor je monteurs. Dit doe je via 'Gebruikersaccounts' in het menu aan de linkerzijde. Monteurs krijgen een eigen besloten gebruikersaccount en zien alleen de opdrachten die je hebt doorgezet naar de desbetreffende monteur.
Bericht templates aanmaken
Door te werken met bericht templates kunnen medewerkers eenvoudig en snel templates opvragen via de communicatiemodule om deze vervolgens te versturen via een intern bericht, e-mail of SMS. De templates beheer je via 'Instellingen en financieel' > 'Communicatie'.
Gebruikersaccount aanmaken
Je kunt onbeperkt gebruikersaccounts aanmaken voor de binnendienst en voor je monteurs. Dit doe je via 'Gebruikersaccounts' in het menu aan de linkerzijde. Aan gebruikersaccounts voor de binnendienst kun je zelf een rol hangen, een admin of operator. Een admin heeft alle rechten, een operator kun je zelf rechten geven. Monteurs krijgen een eigen besloten gebruikersaccount en zien alleen de opdrachten die je hebt doorgezet naar de desbetreffende monteur.
Hoe maak ik een opdracht aan?
Het proces begint bij het aanmaken van een opdracht (alias; werkbon, melding, bon, ticket, order), dit doe je via het menu aan de linkerzijde 'Opdracht aanmaken'. Vul het formulier in en klik op 'Aanmaken', vervolgens wordt de opdracht aangemaakt en kun je aan de slag.
Referentienummers hernoemen
Met Insezo kun je elke werkbon voorzien van maximaal vier referentienummers waardoor je gemakkelijk de juiste werkbon kunt terugvinden. Bovendien kun je de veldnamen wijzigen om de gewenste associaties te krijgen. Dit doe je onder het kopje 'Referentie benaming' via de pagina 'Instellingen' > 'Bedrijfsinstelling'.
Snel en eenvoudig werkbonnen terugvinden, zuivere rapportages draaien en tijd besparen.
Modules bekijken, activeren of deactiveren
Insezo heeft tal van handige modules, lang niet alle modules staan standaard geactiveerd om vervuiling te voorkomen. Denk aan een module voor productregistraties, klachtenregistraties, voorkeursdatum voor bij het plannen, enzovoort.
Ben je benieuwd naar welke modules wij aanbieden en of deze wellicht handig zijn voor jou? Bekijk, activeer of deactiveer de modules via 'Instellingen' > 'Bedrijfsinstellingen' > 'Modules'.
Bij vragen kunnen wij je assisteren, neem vrijblijvend contact op met het Insezo team!
Correspondeer met iedere betrokken partij
Iedere opdracht heeft een eigen communicatie-sectie. Zo kun je opmerkingen plaatsen en jouw collega's, de monteur, opdrachtgever, servicepartner of de eindklant een bericht sturen. Je kunt ook bijlage toevoegen. De correspondentie blijft altijd bestaan!
Ontvangt mijn klant statusupdates? (SMS en mail)
Op bepaalde momenten in het proces wordt er automatisch een SMS- en/of e-mailbericht verzonden. Dit kun je zelf instellen via 'Instellingen en financieel' > 'Communicatie'. Zodra je het bericht leeg laat, wordt er niets verzonden. In de opdracht kun je onder de sectie 'Communicatie' terugvinden wanneer welk SMS- en/of e-mailbericht verzonden is.
Werkgebied monteur selecteren via de digitale postcodekaart
Selecteer via de digitale postcodekaart het werkgebied van jouw monteur. Dit doe je via 'Gebruikersaccounts' > 'Monteurs' > klik op de naam van de monteur > 'Monteur regio's selecteren' en selecteer vervolgens de postcode's door er op te klikken.
Zodra je een nieuwe werkbon aanmaakt en deze gaat doorzetten naar één van jouw monteurs, dan laat Insezo zien welke monteurs in het postcodegebied van deze eindklant werkzaam zijn. Je kunt een werkbon ook altijd nog naar een monteur doorzetten die niet werkzaam is in het desbetreffende postcodegebied.
Wil jij ook efficiënter werken met Insezo?
Neem dan vrijblijvend contact op met Renzo en hij vertelt je graag meer over de mogelijkheden.