Gepubliceerd op: 24 March 2026
We kennen het allemaal wel: Je bent bezig met het invullen van je werkbon en realiseert je ineens dat je werkbon incompleet is. Je mist vragen, je tekstveld op je werkbon is te klein en de volgorde is niet optimaal. Maar hoe ziet een perfecte werkbon er dan uit? Dat gaan we in deze blog uitzoeken! We kijken wat er in ieder geval op iedere werkbon moet staan, en welke onderdelen e een handige toevoeging aan je werkbonnen kunnen zijn.
Verplichtte velden
Er zijn een aantal velden verplicht op iedere werkbon. Deze kunnen dan uiteraard ook niet ontbreken op je werkbon. Dit zijn de volgende velden:
- Bedrijf en klantgegevens
- Ordernummer
- Werkzaamheden en prijzen
- Handtekening voor akkoord
Afhankelijk van de branche waarin je actief bent, kan het zijn dat ook de algemene voorwaarden verplicht zijn om te vermelden bij de werkbon. Denk hierbij aan branches zoals de bouw branche, installatie branche en reparatie branche.
Bedrijf en klantgegevens
Het is verplicht om op iedere werkbon de gegevens van zowel het bedrijf als de klant te verwerken. Denk bij de bedrijfsgegevens bijvoorbeeld aan de bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en afhankelijk van de branche mogelijk ook het KvK nummer en het BTW nummer. Bij klantgegevens zijn de naam en adresgegevens van de klant verplicht en indien bekend het telefoonnummer en het emailadres van de klant.
Ordernummer
Een werkbon moet verplicht een order/referentienummer hebben. Dit zodat de werkbon eenvoudig teruggevonden kan worden in het systeem mochten er problemen zijn. Wat het ordernummer is, mag je zelf bepalen. De enige regel omtrent ordernummers is dat ieder ordernummer uniek moet zijn, en dat hier een oplopend patroon in moet zitten.
Werkzaamheden en prijzen
Ook de werkzaamheden en de kosten moeten worden vermeld op de werkbon. Een simpel tekst vak met hierin uitleg van de verrichte werkzaamheden is hierbij al voldoende. De voornaamste reden waarom dit verplicht is om in de werkbon vast te leggen is om juridische problemen achteraf te voorkomen. Door de kosten en werkzaamheden netjes op de werkbon te zetten gaat de klant automatisch akkoord met de kosten en werkzaamheden bij het ondertekenen van de werkbon.
Handtekening voor akkoord
Het ondertekenen van de werkbon is het laatste verplichtte veld op een werkbon. Als een klant een werkbon ondertekend word deze officieel en juridisch bindend gemaakt. Zolang de werkbon niet ondertekend is, is dit niet het geval. Indien de klant de werkbon niet wilt ondertekenen is het ook toegestaan om de werkbon door de monteur te laten ondertekenen. Echter is deze dan niet juridisch bindend voor de klant, en moet er expliciet bij vermeld staan dat de monteur de werkbon heeft ondertekend.
Handige toevoegingen
Alle bovenstaande onderdelen zijn verplicht om te vermelden en staan dan ook op onze “Perfecte werkbon”. Echter zijn er nog een aantal handige velden om toe te voegen. Ondanks dat deze velden niet verplicht zijn om toe te voegen, kunnen deze jou een hoop helpen om de opdracht makkelijker inzichtelijk te krijgen. Denk hierbij aan:
- Foto's voor en na de verrichtte werkzaamheden
- Garantiestatus (indien van toepassing)
- Opmerkingen
- Mogelijke verplaatsingen of eerdere bezoeken
Door deze velden toe te voegen krijg je een betere en nauwkeurige documentatie van de werkbonnen en kun je achteraf beter begrijpen wat er gebeurd is bij oude afgeronde opdrachten.
Overbodige velden
Een veelvoorkomende fout bij werkbonnen is dat deze helemaal vol worden gepropt met onnodige velden. Dit zorgt ervoor dat de werkbon onoverzichtelijk word en de belangrijke informatie wegvalt in de grote hoop met onbelangrijke informatie. Het is belangrijk om de werkbon kort en simpel te houden, zodat je in één oogopslag alle belangrijke informatie kan terugvinden. Overbodige velden die vaak worden toegevoegd zijn bijvoorbeeld:
- Referentienummers die niet worden gebruikt
- Storingscodes
- Zeer gespecificeerde overcomplexe velden
Digitale werkbonnen
De “Perfecte” werkbon is uiteraard een digitale werkbon. Deze kan ten slotte niet kwijtraken, beschadigt raken of onleesbaar zijn door slechte handschriften, wat met de papieren werkbon allemaal wel het geval kan zijn. Ook kun je een digitale werkbon simpelweg eenvoudiger en sneller verwerken, gezien duit eenvoudig vanaf je mobiel, laptop of tablet kan. Een digitale werkbon staat vaak gepaard met een werkbon app, waarin je de processen rondom de werkbon (planning, voorraadbeheer, offertebeheer, Facturatie etc.) tegelijkertijd ook kunt digitaliseren. Win-win dus!
De "Perfecte" werkbon
We weten nu ongeveer wat er op de werkbon moet komen te staan en in welke vorm we de werkbon moeten insteken. Maar hoe ziet die “Perfecte” werkbon er dan uit? Helaas moeten we concluderen dat zoiets als een “perfecte werkbon” niet bestaat. Dit omdat dit voor iedereen anders is, en een kwestie van persoonlijke voorkeur is. Wél kunnen we op basis van de bovenstaande velden een theoretisch “Perfecte” werkbon samenstellen. Als je alle bovenstaande tips gevolgd hebt, komt je werkbon er ongeveer zo uit te zien:
Maak je eigen perfecte werkbonnen met Insezo
Wil jij ook een perfecte werkbon? Kies dan voor Insezo! Met Insezo maak je eenvoudig je digitale werkbonnen aan. Deze kun je vervolgens naar je eigen smaak een huisstijl inrichten. Ook worden al je digitale werkbonnen na afronding opgeslagen in het archief, waardoor deze altijd eenvoudig terug te vinden zijn. Ervaar zelf de voordelen van Insezo en probeer onze gratis proefperiode nu 14 dagen uit!
Terug