Van opdrachtbon naar facturatie in 5 stappen

Vanaf het moment dat een opdracht binnenkomt tot aan het moment dat deze gefactureerd kan worden zitten er heel wat stappen tussen. Van het aanmaken van een opdrachtbonen het toewijzen van een monteur tot aan het uitvoeren van de opdracht en het opstellen van een factuur. Met Insezo kun je het hele proces eenvoudig managen in slechts 5 stappen. In deze blog vertellen we je hoe:

1. Maak een opdrachtbon aan
2. Wijs een monteur toe
3. Plan de opdracht in
4. Voer de opdracht uit
5. Stuur de opdrachtbon door naar de facturatie

1.  Maak een opdrachtbon aan

Je hebt een nieuwe opdracht binnen gekregen! Je kunt deze nu in het systeem gaan verwerken. Dit doe je door je eigen ingestelde opdrachtformulier in te vullen. Tips nodig met het instellen van je opdrachtformulier? Lees dan onze blog “Zelf digitale werkbon maken”. Ook kun je het opdrachtformulier op je website zetten, zodat de klant deze zelf kunt invullen. In dat geval hoef je enkel de opdracht nog te accepteren.

2.  Wijs een monteur toe

Je hebt de opdracht nu succesvol aangemaakt in Insezo. De volgende stap is het toewijzen van een monteur aan de opdracht. Dit doe je vanuit de bon. Je krijgt een overzicht te zien van de monteurs agenda en je krijgt ene idee welke monteurs in de regio van de opdracht actief zijn. Nadat je de monteur hebt toegevoegd, is de opdracht beschikbaar in zijn persoonlijke account, en krijgt hij een melding dat er een opdracht aan hem is toebedeeld.

3.  Plan de opdracht in

Je kunt de opdracht nu gaan inplannen. Hier hebben we meerdere handige planning tools voor, zoals het digitale planbord en de routeplanner. Zodra je de opdracht ingepland hebt, krijgt de klant een bevestiging per mail (indien gewenst) met hierin de datum en tijd van de bezoekafspraak, en komt de opdracht terecht in de agenda van de monteur.

4.  Voer de opdracht uit

Het moment is daar gekomen: De opdracht is aangenomen, toegewezen en ingepland en de monteur kan richting de klant om de opdracht uit te voeren. De monteur kan vanuit zijn agenda in Insezo direct de route starten naar de klant. Eenmaal bij de klant aangekomen kan hij vanaf zijn mobiel de door jou ingestelde checklist doorlopen. Na het doorlopen van de checklist zet de klant (of monteur) een handtekening waarna de opdracht kan worden afgerond. Na afloop van de opdracht word een kopie van de opdrachtbon naar de klant verstuurd.

5.  Stuur de opdrachtbon door naar je boekhouding

Na afronding kun je de opdrachtbon terugvinden in je archief. Vanuit hier kun je hem eenvoudig doorsturen naar je gekoppelde boekhoudprogramma, waarna je vanuit hier op de traditionele manier je factuur kunt opmaken. (Tip: heb je en Mollie account? Gebruik dan de Insezo betaalverzoeken).

Zo kun je eenvoudig het hele proces doorlopen in slechts 5 stappen. Door alles te beheren vanuit één systeem kun je professioneel en gestroomlijnd te werk gaan en werk je een stuk efficiënter. Stap jij ook over naar digitale opdrachtbonnen? Je kunt Insezo nu 14 dagen gratis uitproberen.