Wat is een werkbon en voor wie is deze handig?

Wat is een werkbon?

Simpel gezegd is een werkbon een verzameling van alle benodigde gegevens voor een klus. Hoe zo'n werkbon er precies uitziet, verschilt sterk per bedrijf. Dat komt doordat iedere organisatie andere informatie belangrijk vindt om vast te leggen. In de praktijk zie je vaak dat een werkbon wordt gebruikt als vast vastlegmoment direct na een uitgevoerde klus, zodat er geen informatie verloren gaat. Daarom kunnen werkbonnen er onderling behoorlijk verschillend uitzien, terwijl ze uiteindelijk hetzelfde doel hebben: het overzichtelijk vastleggen van alle belangrijke informatie rondom een klus.

Voor wie is een werkbon? 

Een werkbon is bruikbaar in veel verschillende branches. In de praktijk zie je dat vrijwel ieder bedrijf met een buitendienst werkt met werkbonnen, ongeacht de grootte van het bedrijf. Denk aan een installateur die meerdere storingen op een dag oplost, een loodgieter die bij spoedklussen direct moet kunnen terugzien wat er is gedaan, of een schilder die per project wil vastleggen welke ruimtes zijn afgerond. Of je nu servicemonteur, loodgieter of schilder bent, een werkbon helpt om de werkzaamheden inzichtelijk te maken en belangrijke informatie overzichtelijk vast te leggen.

Wat moet er op een werkbon komen te staan?

Wat er op een werkbon moet staan, verschilt sterk per branche en kan zelfs verschillen per bedrijf. In de praktijk wordt dit vaak afgestemd op hoe een werkdag verloopt en welke informatie direct nodig is om een klus goed af te ronden of later te kunnen verantwoorden. Dit hangt af van welke informatie voor jouw organisatie belangrijk is om een klus zo goed mogelijk af te ronden.

Om je een beeld te geven, zijn dit enkele veelvoorkomende onderdelen van een werkbon:

• De naam van de klant
• Adresgegevens
• Werktijd
• Eventueel verbruikte onderdelen
• De datum waarop de klus is uitgevoerd

Heb je moeite met het samenstellen van een werkbon? Lees dan ook de blog: "Wat moet er vermeld staan op een werkbon?".

Waarom is een werkbon belangrijk?

Een werkbon heeft meerdere functies, zowel voor de binnendienst als voor de buitendienst. In de praktijk blijkt vooral dat onduidelijkheid achteraf vaak ontstaat wanneer informatie niet goed is vastgelegd. Het zorgt ervoor dat alle betrokkenen beschikken over dezelfde informatie en dat werkzaamheden eenvoudig kunnen worden teruggevonden.

Voor de binnendienst zie je vaak dat een werkbon wordt gebruikt om grip te houden op lopende en afgeronde klussen:

• Overzicht over wat er gebeurd tijdens een klus
• Een meer gestroomlijnde administratie
• Een archief van alle afgeronde klussen

Voor de buitendienst werkt een werkbon vooral als praktisch hulpmiddel tijdens en direct na de klus:

• Alle belangrijke informatie overzichtelijk op één plek
• Schriftelijk bewijs van aanwezigheid
• Overzicht van gewerkte uren
• Een eenvoudige manier om uitgevoerd werk te registreren

Verschillende soorten werkbonnen

In de praktijk worden er twee verschillende soorten werkbonnen gebruikt: de papieren werkbon en de digitale werkbon. De basis van beide varianten is hetzelfde, maar in het dagelijks werk zie je duidelijke verschillen in hoe ze worden toegepast.

De papieren werkbon

De papieren werkbon is de traditionele versie van de werkbon. Vooral kleinere bedrijven werken hier nog regelmatig mee, vaak omdat het jarenlang de standaard is geweest binnen het bedrijf.

Voordelen van een papieren werkbon zijn dat deze eenvoudig in te vullen is en altijd beschikbaar is, mits de monteur de werkbon fysiek bij zich heeft op de klus. In de praktijk gaat het hier soms mis wanneer formulieren in de bus blijven liggen of later handmatig moeten worden overgenomen.

Nadelen zijn dat papieren werkbonnen foutgevoelig zijn, kwijt kunnen raken en soms vergeten worden door de monteur, wat achteraf voor extra administratie zorgt.

De digitale werkbon

De digitale werkbon is de moderne variant van de papieren werkbon. In de praktijk zie je dat steeds meer bedrijven overstappen, vooral omdat informatie direct digitaal beschikbaar is voor zowel kantoor als buitendienst.

Voordelen van een digitale werkbon zijn dat deze eenvoudig aan te passen is, automatisch gekoppeld kan worden aan de boekhouding en overzichtelijk terug te vinden is binnen werkbonsoftware. Daarnaast scheelt het vaak tijd omdat gegevens niet opnieuw hoeven te worden ingevoerd.

Nadelen zijn dat digitale werkbonnen vaak duurder zijn dan papieren werkbonnen en dat er in sommige gevallen een internetverbinding nodig is om ermee te werken, wat op sommige locaties een uitdaging kan zijn.

Werkbon apps

In veel organisaties is de digitale werkbon onderdeel van een werkbon app. In de praktijk zie je dat dit vooral wordt ingezet bij bedrijven met meerdere monteurs of veel dagelijkse klussen, omdat het overzicht dan snel verloren kan gaan zonder centrale registratie.

Met een werkbon app kun je onder andere:

• Werkbonnen aanmaken
• Werkbonnen uitvoeren en afronden
• Voorraad en bestellingen beheren
• Planningen voor monteurs optimaliseren
• Werkbonnen automatisch doorzetten naar de facturatie
• En nog veel meer

Ben je benieuwd hoe zo'n werkbon app eruitziet? Maak dan hier een gratis proefaccount aan en ontdek geheel kosteloos wat een werkbon app nog meer te bieden heeft.

Hoe een werkbon app in de praktijk wordt gebruikt? Bij zwembadtechniekspecialist W'eau zorgde de overstap naar digitale werkbonnen voor meer structuur binnen de dagelijkse werkprocessen. Eigenaar Wesley vertelt hierover: "Voorheen werden werkzaamheden en gebruikte materialen niet altijd op dezelfde manier vastgelegd. Sinds we werken met digitale werkbonnen in Insezo hebben onze monteurs een vaste werkwijze en kunnen we uitgevoerde werkzaamheden direct terugvinden." Wil je het hele verhaal van Wesley lezen? Klik dan hier.

Conclusie

Ongeacht de branche of bedrijfsgrootte is een werkbon in de praktijk een belangrijk hulpmiddel voor zowel de binnen- als buitendienst. Het helpt om werkzaamheden direct vast te leggen op het moment dat ze worden uitgevoerd, zodat er achteraf geen onduidelijkheid ontstaat.

Je kunt kiezen tussen een digitale werkbon en een papieren werkbon. Welke variant het beste aansluit bij jouw situatie, hangt af van de dagelijkse werkwijze binnen jouw bedrijf.