Zelf een digitale werkbon maken in 7 stappen

Verschillende soorten werkbonnen

Voordat we gaan kijken hoe je een werkbon maakt, is het belangrijk om te weten welke verschillende soorten werkbonnen er zijn, en wat het verschil is tussen de werkbonnen. Je hebt 3 verschillende werkbonnen:

1. De papieren werkbon: Dit is de mest voorkomende vorm van werkbonnen. De papieren werkbon is de simpele papieren versie, waarop een monteur al zijn informatie op kwijt kan. Voordelen van de papieren werkbon zijn dat deze vaak kort en bondig zijn, en eenvoudig handmatig ondertekend kunnen worden ter goedkeuring. Echter heeft de papieren werkbon ook zijn nadelen. Zo word deze bijvoorbeeld vaak kwijtgeraakt en/of beschadigd, en kan zeker bij grotere bedrijven de stapel met administratie snel groot en onoverzichtelijk worden met de papieren werkbon
2. De Excel werkbon: De Excel werkbon is een modernere, iets uitgebreidere versie van de papieren werkbon. Zoals de naam al zegt, worden de werkbonnen hier niet op een fysiek papiertje afgewerkt, maar vanuit een Excel sheet. De voordelen van zo’n Excel werkbon zijn dat je deze zelf kunt aanpassen en dat deze in tegenstelling tot de papieren werkbon niet zomaar kwijt of beschadigd kunnen raken. Ook is het overzichtelijker werken dan met een papieren werkbon. Nadelen van een Excel werkbon is dat de mogelijkheden vrij beperkt zijn voor uitbereiding, de bonnen visueel vaak minder mooi zijn en je de nodige kennis nodig hebt van Excel om dit op een correcte wijze bij te houden.
3. De digitale werkbon: De digitale werkbon is de meest geavanceerde versie van werkbonnen. Met de digitale werkbon verwerk je de werkbonnen vanaf je telefoon of tablet (vaak vanuit een werkbon app of web-app). Voordelen van de digitale werkbon zijn dat deze vaak volledig gepersonaliseerd kunnen worden, eenvoudig vanaf de mobiel of tablet kunnen worden ingevuld en ondertekend, en altijd eenvoudig terug te vinden zijn vanuit de bijbehorende app. Zo blijft de administratie overzichtelijk en kun je efficiënter werken. Een nadeel van de digitale werkbon is dat deze vaak enkel tegen betaling te gebruiken zijn.

In deze blog gaan we ons verder focussen op het maken van de digitale werkbon, gezien dit de meest geavanceerde versie is.

Tip: Lees de blog “5 redenen om afscheid te nemen van een papieren werkbon” om meer te weten te komen over de verschillen tussen de papieren en de digitale werkbon.

Zelf een digitale werkbon maken in 7 stappen

Om het eenvoudig en overzichtelijk te houden, hebben we het maken van een digitale werkbon verdeeld in een 7 stappenplan. Deze bestaat uit de volgende stappen:

1. Kies een geschikte digitale werkbon
2. Stel je account en  formulieren in
3. Voeg de klant en projectinformatie toe
4. Voeg de benodigde gegevens en materialen toe
5. Plan de werkbon in
6. Uitvoeren en afronden
7. Factureren en rapporteren

Stap 1: Kies een geschikte digitale werkbon

De eerste stap is het uitzoeken van een geschikte digitale werkbon. Er zijn vele verschillende bedrijven met digitale werkbonnen. Doe onderzoek naar welke werkbon het beste aansluit op jouw behoeftes en vergelijk de verschillende bonnen om de verschillen duidelijk te maken. De meeste werkbon apps bieden een proefaccount aan, zodat je kosteloos kunt testen of het aansluit op jouw behoeftes. Klik hier om een Insezo proefaccount aan te maken.

Stap 2: Stel je account en formulieren in

Na het aanmaken van het proefaccount kun je beginnen met het instellen van je account. Maak eventueel accounts aan voor je medewerkers, voeg je producten en onderdelen toe aan de app en koppel je account met je google agenda, zodat je ingeplande werkbonnen automatisch in je agenda terechtkomen. Zodra dit is ingesteld kun je het invulformulier voor je digitale werkbon gaan instellen. Dit formulier bepaald welke velden er wel, of juist niet op de werkbon terecht komen.

Stap 3: Voeg klant- en projectinformatie toe

Vul de benodigde klant-, apparaat en projectgegevens in voor de werkbon. Denk hierbij aan details zoals klantnaam, adres, product, contactgegevens en een beschrijving van het project of de serviceopdracht. 

Stap 4: Voeg de benodigde gegevens en materialen toe

Voeg duidelijke werkinstructies toe aan de werkbon, zodat je buitendienstmedewerkers precies weten wat er gedaan moet worden. Daarnaast kun je materialen toevoegen die nodig zijn voor de opdracht, zoals onderdelen of benodigdheden.

Stap 5: Plan de werkbon in

Je hebt nu je werkbon aangemaakt. De volgende stap is het koppelen en inplannen van een monteur voor de werkbon, zodat deze ook daadwerkelijk word uitgevoerd. Selecteer de monteur die de werkbon uit moet voeren en ga vervolgens naar het planbord. Vanuit hier kun je de agenda van de monteur inzien, en eenvoudig de werkbon naar gewenste plaats in de agenda slepen. De werkbon is nu ingepland

Stap 6: Uitvoeren en afronden

Zodra de werkbon is ingepland, kan de monteur de werkbon invullen via zijn mobiel. Hij kan vooraf opgezette checklisten doorlopen, aantekeningen maken, verrichte werkzaamheden noteren, gebruikte materialen vermelden, foto’s maken en eventuele afwijkingen rapporteren. De klant kan de werkbon vervolgens digitaal ondertekenen ter bevestiging. De werkbon is nu afgerond.

Stap 7: Factureren en rapporteren

Alle voltooide digitale werkbonnen worden automatisch opgeslagen in het archief. Je kunt ze eenvoudig beheren, sorteren en archiveren voor toekomstige referentie. Na afronding kun je de bon vervolgens eenvoudig doorsturen naar je boekhoudprogramma, om de factuur op te maken en te versturen.

Je hebt nu zelf een digitale werkbon gemaakt! Als je alle stappen goed hebt doorlopen zal je werkbon er ongeveer zo uit komen te zien:

Zelf digitale werkbon maken: appeltje-eitje met de software van Insezo!

Het gebruik van digitale werkbonnen biedt tal van voordelen voor bedrijven met een servicedienst en buitendienst. Met behulp van de Insezo-app kun je gemakkelijk zelf digitale werkbonnen maken, beheren en eenvoudig werken vanuit je werkbonnen

Door dit efficiënte proces te volgen, kun je de productiviteit verhogen en problemen met verloren of onleesbare werkbonnen vermijden. Stap over op digitale werkbonnen en vereenvoudig je serviceopdrachten vandaag nog!

Ben je opzoek naar de juiste sjabloon voor je werkbonnen. Ook dan ben je bij Insezo aan het juiste adres. Vraag hier je gratis werkbon sjabloon aan!

Benieuwd naar hoe een digitale werkbon eruit ziet? Bekijk dan onze voorbeeld werkbon (digitaal).