5 Tips om het werkbonnenproces van je bedrijf te verbeteren

Ieder bedrijf met een buitendienst heeft te maken met werkbonnen. Ze kosten vaak veel tijd om aan te maken en bij te houden en je raakt ze makkelijk kwijt. Echter is het een belangrijk onderdeel voor bedrijven om het serviceproces zo goed mogelijk te laten verlopen voor zowel de klant als de medewerkers. Hier zijn 5 tips hoe je het werkbonnenproces van je bedrijf kan verbeteren:

1. Maak gebruik van digitale werkbonnen
2. Implementeer een mobiele app voor je monteurs
3. Orden je werkbonnen
4. Bewaar je oude werkbonnen
5. Koppel je andere programma’s aan je werkbonnen

1.  Maak gebruik van digitale werkbonnen

Ook in de wereld van de werkbonnen heeft de technologie niet stilgezeten. De papieren werkbon is dan ook al lang verleden tijd. De digitale werkbon heeft namelijk vele voordelen ten opzichte van de ouderwetse papieren werkbon. Zo minimaliseer je met de digitale werkbon bijvoorbeeld de kans op fouten en kan je een digitale werkbon niet kwijtraken of beschadigen. Ook kan je de digitale werkbon eenvoudig online naar de monter sturen, waardoor hij niet naar kantoor hoeft om de werkbon op te halen. Op deze manier kun jij niet alleen beter, maar ook een stuk sneller en efficiënter te werk gaan.

2.  Implementeer een mobiele app voor je monteurs

Dit gaat vaak hand in hand met het gebruikmaken van digitale werkbonnen. Vele digitale werkbonnen apps bieden naast de digitale werkbonnen ook een monteurs app waaruit de monteur onder andere zijn agenda en de desbetreffende werkbonnen kan inzien, de route kan starten naar de klant en eenmaal op locatie, de werkzaamheden kan uitvoeren. Hiernaast worden de aangemaakte digitale werkbonnen automatisch doorgezet en verwerkt in de agenda van de monteur. Door dit alles te automatiseren zal het algehele werkbonnenproces een stuk soepeler lopen voor zowel de binnen als buitendienst.

3.  Orden je werkbonnen

Om het werkbonnenproces zo eenvoudig mogelijk te maken is overzicht belangrijk. Orden hierom je werkbonnen zo goed mogelijk, zodat je ze ten alle tijden eenvoudig terug kan vinden. Mocht je gebruik maken van een digitale werkbonnen app is dit eenvoudig te doen. Hierin kun je vaak eenvoudig je digitale werkbonnen ordenen op fases, datum en ordernummers. Als je gebruikmaakt van papieren werkbonnen kun je dit het beste ordenen door je werkbonnen te verdelen over verschillende multomappen die geselecteerd zijn op bijvoorbeeld aanmaakdatum per maand, naam van de klant op volgorde of afrondingsdatum.

4.  Bewaar je oude werkbonnen    

Veel bedrijven gooien hun oude werkbonnen weg na het afronden. DOE DIT NIET! Los van het feit dat je simpelweg verplicht ben deze een bepaalde periode te bewaren volgens de Nederlandse regelgeving, Gooi je ook allemaal interessante data weg, die op een later moment wellicht nog goed van pas zouden kunnen komen. Ook bestaat er de kans dat de klant na het afronden nog belt voor een aantal vragen omtrent de afgeronde opdracht. Dan is het handig om de werkbon bij de hand te hebben, zodat je de klant zo goed mogelijk te woord kan staan.

Koppel je andere programma's met je werkbonnen

Waarschijnlijk maak je naast de digitale werkbonnen app gebruik van een aantal andere online programma’s zoals bijvoorbeeld boekhoudsoftware of CRM systemen. In dit geval kun je deze door middel van een API koppeling koppelen aan je digitale werkbonnen app. Hierdoor worden de gegevens automatisch overgezet naar je account en hoef je dit dus niet dubbel in te voeren. Zo werk je een stuk efficiënter en minimaliseer je tegelijkertijd de kans op fouten bij het invoeren.

Insezo helpt je met het werkbonnenproces

Werk jij nog niet met een digitale werkbonnen app? Stap dan vandaag nog over naar Insezo! Naast de mogelijkheid tot het aanmaken en ordenen van digitale werkbonnen, het uitgebreide digitale archief, de handige monteurs web-app en de mogelijkheid tot tientallen verschillende koppelingenkan je nog veel meer met Insezo! Zo plan je bijvoorbeeld de optimale monteursroute met de planningstools, maak je de perfecte monteurschecklist met de wizard builder en automatiseer je het klantcontact met automatische sms en emailberichten. Ervaar zelf het gemak van de digitale werkbonnen app van Insezo en probeer Insezo 14 dagen gratis.