Wat zijn de regels omtrent het aanmaken van werkbonnen? Dit is waar je op moet letten

Ook aan het maken van een digitale werkbon zijn regels verbonden. Er zijn een aantal standaard onderdelen die ten alle tijden moeten terugkomen in een digitale werkbon. Echter zijn veel bedrijven niet op de hoogte van deze regels. Deze regels kunnen verschillen per branche en land. Hier zijn een aantal regels waar je op moet letten bij het aanmaken van een digitale werkbon.

• Bedrijf en klantgegevens
• Ordernummer
• Prijzen en werkzaamheden
• Algemene voorwaarden
• Handtekening voor akkoord
• Bewaring van de afgeronde werkbonnen

Bedrijf en klantgegevens

Het is verplicht om zowel de bedrijf als klantgegevens te verwerken in een digitale werkbon. Denk hierbij aan naam, adres telefoonnummer en emailadres. Soms kan ook het KvK nummer en BTW nummer verplicht zijn. Echter verschilt dit per branche.

Ordernummer

Elke digitale werkbon moet een ordernummer hebben. Dit zodat je de werkbonnen eenvoudig terug kan vinden. Ook aan het ordernummer zelf zitten een aantal regels verbonden. Zo moeten de ordernummers bijvoorbeeld allemaal uniek zijn, en moet er een oplopend patroon zitten in het ordernummer.  Hieronder zie je een voorbeeld van een ordernummerserie die wel is toegestaan voor in een digitale werkbon, en een ordernummerserie die niet is toegestaan vor in je digitale werkbon.

Wel toegstaan: WB2024001 – WB2024002 – WB2024003 – enz.

Niet toegestaan: WB2024100 – WB2024123 – WB2024001 – enz.

Prijzen en werkzaamheden

In elke digitale werkbon moeten de prijzen en de werkzaamheden terugkomen die in de opdracht worden uitgevoerd. Dit om boor beide partijen juridische problemen achteraf te voorkomen. Door deze gegevens in de digitale werkbon te verwerken staat er van tevoren bij elke klus zwart op wit wat de werkzaamheden zijn en welke prijs hier tegenover staat.

Algemene voorwaarden

In sommige branches is het verplicht om de algemene voorwaarden van je bedrijf toe te voegen aan je digitale werkbon. Het is ook toegestaan om deze als apart document bij te voegen. Dit om de klant op de hoogte te stellen van de rechten en verantwoordelijkheden, aansprakelijkheid van zowel het bedrijf als de klant zelf. Echter geldt dit niet voor alle branches.

Handtekening voor akkoord

Bij vrijwel iedere branches het verplicht om een handtekening ter akkoord toe te voegen aan de werkbon voordat deze afgerond kan worden. Zonder handtekening word de werkbon in deze gevallen namelijk niet als officieel bindend document gezien. Deze handtekening mag zowel een digitale handtekening als een fysieke handtekening zijn.

Bewaring van de afgeronde werkbonnen

Veel bedrijven gooien hun oude werkbonnen weg na het afronden. Echter zijn ze niet op de hoogte van het feit dat deze net als facturenmoeten worden bewaard na afronding. De officiële periode dat je werkbonnen moet bewaren na afronden in Nederland bedraagt maar liefst 7 jaar!  Aangezien je simpelweg verdrinkt in de papieren en multomappen als je voor 7 jaar lang alle pappieren werkbonnen moet bewaren, kiezen tegenwoordig steeds meer bedrijven voor digitale werkbonnen. Deze kunnen namelijk meestal eenvoudig worden bewaard in een digitale werkbonnen app waar ze snel en makkelijk terug te vinden zijn.

Insezo helpt je bij het maken van je werkbonnen

Voorkom juridische problemen omtrent je werkbonnen en kies voor Insezo! Met Insezo maak je snel en gemakkelijk de perfecte digitale werkbon aan die voldoet aan alle regels en wetten in jouw branche! Daarnaast worden al je afgeronde werkbonnen automatisch opgeslagen in je digitale archief, waar je deze voor altijd eenvoudig kunt terugvinden met een van de vele verschillende filters. Naast digitale werkbonnen aanmaken kan je nog veel meer met Insezo zoals bijvoorbeeld de perfecte monteursroute inplannen, een monteurschecklist maken, de communicatie met de buitendienst verbeteren met de monteurs web-app en nog veel meer. Ervaar zelf het gemak van Insezo. Probeer nu 14 dagen gratis onze proefperiode uit.