Gepubliceerd op: 3 September 2024
Voor ieder bedrijf met een buitendienst is het belangrijk dat de buitendienst soepel en efficiënt draait. Een belangrijk onderdeel hiervan is de digitale werkbon. In deze blog vertellen we je alles wat je moet weten over een digitale werkbon. We vertellen je wat een digitale werkbon is, wat het verschil is tussen een papieren en een digitale werkbon, en hoe een digitale werkbon jouw bedrijf kan helpen. Ook laten we zien hoe je deze digitale werkbonnen optimaal kunt inzetten.
Wat is een digitale werkbon?
Een digitale werkbon is een digitale versie van de papieren werkbon, waarmee je onder andere de gewerkte uren, uitgevoerde werkzaamheden en klantgegevens kunt noteren voor een klus of opdracht. Situaties waarin de digitale werkbon gebruikt wordt, kan verschillen van eenvoudige taken tot aan grote projecten. Gegevens die je vaak terugvind op een werkbon zijn:
- Klantgegevens
- Taakomschrijvingen
- Verbruikte materialen en gereedschap
- Urenregistratie
- (Digitale) Handtekening voor akkoord
Kortom, een digitale werkbon zorgt voor een eenvoudigere administratie, vermindert fouten in de buitendienst en maakt het facturatieproces makkelijker. Een belangrijk document dus voor iedere betrokken partij.
Tip: Benieuwd naar de regels omtrent werkbonnen? Lees hier meer
Papieren Werkbon vs. Digitale Werkbon. Wat is beter?
In het verleden werden werkbonnen op papier ingevuld. Misschien heb je zelf nog wel met stapels papier gewerkt die na een lange werkdag ingevuld moesten worden. Maar tijden veranderen. Tegenwoordig kun je deze bonnen eenvoudig digitaal invullen. Maar wat is precies het verschil tussen de digitale werkbon en zijn papieren voorganger?
- Papieren Werkbon: Een papieren werkbon moet fysiek ingevuld, getekend en bewaard worden. Dit betekent vaak een hoop papierwerk, risico op verlies, en foutgevoeligheid bij het overtypen van gegevens in een systeem.
- Digitale Werkbon: Een digitale werkbon wordt ingevuld op een tablet, smartphone of computer. Deze werkbon wordt direct opgeslagen in een centraal systeem, is makkelijk aan te passen en kan direct gedeeld worden met alle betrokken partijen.
De digitale werkbon is een verbeterde en meer uitgebreide versie van de papieren werkbon. Je minimaliseert de kans op fouten en verlies van werkbonnen door deze te digitaliseren en maakt het leven van de administratie afdeling een stuk eenvoudiger en overzichtelijker.
Hieronder een voorbeeld van een Digitale werkbon (links) en een papieren werkbon (rechts):
Toch liever met een papieren werkbon blijven werken? Vraag hier een gratis papieren werkbonnenboekje aan!
Voordelen van een Digitale Werkbon
Overweeg je om over te stappen naar de digitale werkbon? We hebben een paar voordelen van de digitale werkbon voor je op een rijtje gezet:
- Betere communicatie
- Kostenbesparing en minder werk
- Milieuvriendelijker
- Kans op fouten minimaliseren
- Sneller factureren
Wie Gebruikt een Digitale Werkbon?
Digitale werkbonnen zijn ideaal voor elk bedrijf met een buitendienst, zoals:
- Installateurs: Van zonnepanelen tot airconditioning, elke klus kan met een digitale werkbon worden vastgelegd.
- Onderhoudsbedrijven: Of het nu gaat om jaarlijks onderhoud of een spoedklus, digitale werkbonnen houden alles bij.
- Technische diensten: Elektriciens, loodgieters, en andere vakmensen profiteren van de flexibiliteit en snelheid van digitale werkbonnen.
- Bouwbedrijven: Van kleine reparaties tot grote projecten, digitale werkbonnen maken de planning en uitvoering efficiënter.
Wil je weten welke branches nog meer in aanmerking komen voor de digitale werkbon? Kijk dan op onze branches pagina.
Hoe Gebruik je een Digitale Werkbon?
Het gebruik van een digitale werkbon is erg simpel. Hier is een stap-voor-stap handleiding om je op weg te helpen:
- Maak een nieuwe werkbon aan: Gebruik de app op je tablet of smartphone om een nieuwe werkbon te openen. Vul de benodigde gegevens in zoals klantinformatie, de te verrichten werkzaamheden, en de benodigde materialen.
- Vul gegevens in op locatie: Terwijl je op locatie bent, kun je eenvoudig extra informatie toevoegen zoals urenregistratie, eventuele opmerkingen, of gebruikte materialen. Alles wordt automatisch digitaal opgeslagen in het archief.
- Verstuur voor goedkeuring: Is de klus geklaard? Laat de klant de werkbon digitaal ondertekenen en verstuur deze direct voor goedkeuring.
- Synchroniseer met kantoor: De werkbon wordt in realtime gesynchroniseerd met het centrale systeem op kantoor, zodat iedereen op de hoogte is en de administratie meteen aan de slag kan met facturering.
- Factureren: Dankzij de snelle verwerking kun je vrijwel direct na afronding van de klus een factuur versturen. Dit versnelt het betalingsproces. Ook bieden sommige werkbon apps de mogelijkheid om betaalverzoeken te sturen naar de klant.
Heb je moeite met het gebruik van een digitale werkbon? Plan dan hier een vrijblijvende demo in, of lees onze blog ‘’zelf digitale werkbon maken in 7 stappen’’.
Terug