Werkbon: alles wat je moet weten

De werkbon voor veel bedrijven met een buitendienst niet meer weg te denken. Waar vroeger de papieren werkbonnen de boventoon voerde voor het registreren van werkzaamheden, uren en materialen, kiezen steeds meer bedrijven voor een digitale oplossing. Dat bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt ervoor dat de administratie direct over de juiste informatie beschikt.

In deze gids lees je wat een werkbon is, welke verschillende soorten er zijn, welke bedrijven ermee werken en hoe je een werkbon succesvol inzet binnen jouw organisatie.

Wat is een werkbon?

Een werkbon is een verzameling van alle belangrijke gegevens omtrent de betreffende klus. Monteurs, installateurs en servicemedewerkers gebruiken een werkbon om vast te leggen welke werkzaamheden zijn uitgevoerd, hoeveel uren zijn gewerkt en welke materialen zijn verbruikt. Naast dat een werkbon erg handig kan zijn bij het uitvoeren van de klus, is deze is veel branches ook verplicht.

Wat staat er op een werkbon?

Een werkbon bevat meestal:

• Klantgegevens
• Locatiegegevens
• Omschrijving van de werkzaamheden
• Gewerkte uren
• Gebruikte materialen
• Opmerkingen van de monteur
• handtekening van de klant

Sommige onderdelen zijn zelfs verplicht om  te vermelden op een werkbon. Benieuwd naar wat er allemaal op een werkbon moet staan? Klik dan hier.

Hoe maak je een werkbon?

Het samenstellen van een werkbon is erg simpel. Om het overzichtelijk te houden verdelen we het aanmaken over 5 simpele stappen. We nemen je stap voor stap mee in het proces van het maken van een werkbon.

Stap 1: Kies de soort werkbon die je wilt gebruiken

Je hebt werkbonnen in verschillende vormen, soorten en maten. Van papieren werkbonnen, tot digitale werkbonnen tot PDF werkbonnen. Kies de werkbonsoort die je wilt gebruiken en zorg dat je deze bij de hand hebt. 

Stap 2: Verzamel de klantgegevens

Nadat je de werkbonsoort hebt bepaald, kun je de klantgegevens gaan verzamelen. Bekijk welke gegevens je nodig hebt voor het invullen van de werkbon en zorg dat je de benodigde gegevens bij elkaar verzamelt. Dit kan bijvoorbeeld doormiddel van een ingevuld aanvraagformulier, of door de klant te bellen. 

Stap 3: Vul de basisgegevens in

Je kunt  nu beginnen met het invullen van de basisgegevens van de werkbon. Dit zijn onder andere de volgende gegevens:

• Klantgegevens
• Adresgegevens
• Opdrachtsoort en benodigde onderdelen (indien bekend)
• Uitvoerende monteur (indien bekend)

Stap 4: Vul de werkbon aan op locatie

Nadat de opdracht is voltooid, kan de monteur de werkbon aanvullen met de aanvullende informatie. Denk hierbij aan de volgende gegevens:

• Verbruikte onderdelen
• Uitgevoerde werkzaamheden
• Gewerkte tijd
• Handtekening van de klant

Stap 5: Gegevens omzetten naar de facturatie

Nadat de werkbon compleet is, kan deze eenmaal terug op kantoor worden overgezet naar de facturatie. Hoe dit werkt, hangt af van de werkbonsoort. Bij de papieren werkbon werkt dit door de ingevulde gegevens over te typen, terwijl je bij de digitale werkbon dit vaak automatisch kan doorzetten naar je boekhoudprogramma.

In welke branches wordt de werkbon gebruikt?

Werkbonnen worden gebruikt in vrijwel iedere branche waar medewerkers op locatie werken. Een aantal veelvoorkomende voorbeelden hiervan zijn:

• Installatiebedrijven
• Servicebedrijven
• Witgoedfabrikanten
• Loodgietersbedrijven
• Woningcorporaties
• Bouwbedrijven
• Keukenzaken
• Gemeenten
• Beveiligingstechniek

Digitale werkbon

Belangrijkste voordelen van een digitale werkbon

Een digitale werkbon levert voordelen op voor zowel de binnen- en buitendienst. Denk hierbij aan:

Snellere facturatie

Omdat alle gegevens direct beschikbaar zijn, kan de administratie sneller facturen versturen. Dit zorgt vaak voor een betere cashflow.

Minder administratief werk

Gegevens hoeven niet meer handmatig worden overgenomen. Dat bespaart tijd en vermindert de kans op fouten.

Betere interne en externe communicatie

Planners en monteurs beschikken altijd over dezelfde actuele informatie.

Professionele uitstraling

Klanten ontvangen duidelijke en complete werkbonnen die direct beschikbaar en volledig personaliseerbaar zijn.

Volledige archivering van afgeronde werkbonnen

Werkzaamheden, materialen, foto's en klantgoedkeuring worden opgeslagen en blijven eenvoudig terug te vinden in het archief.

Hoe werkt een digitale werkbon?

Het gebruik van een digitale werkbon verloopt meestal volgens een vast proces.

De planner maakt een opdracht aan en wijst deze toe aan een medewerker. De medewerker ontvangt de opdracht op zijn smartphone of tablet en vult tijdens de werkzaamheden alle relevante gegevens in zoals de verbruikte onderdelen, foto’s van de werkzaamheden, de gewerkte tijd en de garantiestatus. Na afronding kan de klant direct digitaal tekenen.

De werkbon wordt vervolgens automatisch opgeslagen en doorgestuurd naar de boekhouding.

Papieren werkbon vs digitale werkbon

Bij een papieren werkbon schrijft de medewerker alle gegevens handmatig op. Vervolgens moet de administratie deze informatie verwerken voor rapportages of facturatie.

Bij een digitale werkbon worden alle gegevens direct digitaal vastgelegd. Hierdoor ontstaat minder kans op fouten en kan sneller worden gefactureerd.

Daarnaast bieden digitale werkbonnen vaak extra mogelijkheden zoals:

• Automatische urenregistratie
• Foto's toevoegen
• Digitale handtekeningen verzamelen
• Automatische koppeling met facturatie
• Realtime inzicht voor kantoor en buitendienst

Werkbon maken in Word, Excel of PDF

Word werkbon

Een werkbon maken in Word is relatief eenvoudig. Je maakt in Word een document waarin je de belangrijkste gegevens van de opdracht en de uitgevoerde werkzaamheden vastlegt. Voor een eenvoudige werkbon kun je bijvoorbeeld een tabel gebruiken met de klantgegevens, opdrachtgegevens, gewerkte uren, gebruikte materialen, opmerkingen en een ruimte voor de handtekening van de klant.

Voordelen van een word werkbon:

• Eenvoudig en toegangbaaar
• Eenvoudig te personaliseren
• Makkelijk te converteren naar een papieren werkbon of PDF

Nadelen van een word werkbon

• Veel handwerk
• Niet geschikt bij opdrachten met meerdere monteurs
• Veel opslagruimte vereist

Excel werkbon

Een Excel werkbon werkt vergelijkbaar met een Word werkbon, maar Excel is vooral handig wanneer je veel met uren, aantallen, materialen en bedragen werkt. Door de rekenfuncties van Excel kun je bijvoorbeeld automatisch het totaal aantal gewerkte uren of de materiaalkosten berekenen.

Voordelen van een Excel werkbon

• Berekeningen automatiseren
• Eenvoudig aanpasbaar
• Toegangbaar

Nadelen van een Excel werkbon

• Minder overzichtelijk
• Grote opslagruimte vereist
• Niet geoptimaliseerd voor mobiel of tablet
• Veel handwerk
• Foutgevoellig

PDF werkbon

Een PDF werkbon wordt meestal gebruikt als digitaal formulier dat medewerkers kunnen invullen of als vaste werkbon die na afloop naar de klant wordt gestuurd. Een PDF is vooral geschikt wanneer je een werkbon digitaal wilt verspreiden en de opmaak van het document op verschillende apparaten hetzelfde moet blijven.

Voordelen van een PDF werkbon

• Document behoud altijd exact zelfde opmaak
• Eenvoudig deelbaar
• Vaste invoervelden

Nadelen van een PDF werkbon

• Veel handwerk
• Gegevens worden niet automatisch gekoppeld aan bedrijfsprocessen
• Niet geoptimaliseerd voor mobiel en tablet
• Onoverzichtelijk beheer

Werkbon voorbeeld

Om je een idee te geven bij hoe een werkbon eruit zet, hebben we 3 voorbeeld werkbonnen klaargezet:

Voorbeeld van een papieren werkbon:

Voorbeeld van een digitale werkbon:

Voorbeeld PDF werkbon

Werkbon app

Wat kun je met een werkbon app

Met een werkbon app kun je werkbonnen digitaal aanmaken en naar medewerkers sturen. De basisgegevens van de opdracht, zoals de klantgegevens, adresgegevens, de werkzaamheden en de geplande datum, kunnen automatisch op de werkbon worden geplaatst, zodat de monteur deze niet telkens opnieuw handmatig hoeft in te voeren. 

Tijdens de werkzaamheden kan de monteur de uitgevoerde werkzaamheden registreren. Ook kunnen gewerkte uren, reistijd en gebruikte materialen worden toegevoegd. Wanneer aanvullende informatie nodig is, kan de werkbon worden uitgebreid met opmerkingen, foto’s of documenten. 

De ingevulde werkbon wordt vervolgens digitaal opgeslagen. De binnendienst kan hierdoor direct zien wat de monteur heeft uitgevoerd, hoeveel tijd eraan is besteed en welke materialen zijn gebruikt. Hierdoor hoeft een medewerker op kantoor niet te wachten totdat een papieren werkbon of los bestand wordt aangeleverd. 

Een werkbon app kan bovendien worden gekoppeld aan andere onderdelen van de bedrijfsvoering. Denk bijvoorbeeld aan de planning, het CRM, voorraadbeheer, urenregistratie en facturatie. Hierdoor hoeft informatie niet meerdere keren te worden ingevoerd.

Waar moet je op letten bij het kiezen van een werkbon app?

Niet iedere werkbon app biedt dezelfde functionaliteiten. Let daarom op functies zoals:

• Urenregistratie
• Materiaalregistratie
• Digitale handtekeningen
• Koppelingen met boekhoudsoftware
• Planning en werkorders
• Rapportages en exportmogelijkheden

Hoe uitgebreider de integratie met je bestaande processen, hoe groter de tijdsbesparing doorgaans zal zijn.

Conclusie

Een werkbon kan bedrijven helpen om efficiënter te werken, fouten te verminderen en sneller te factureren. Door werkzaamheden, gewerkte uren en materialen direct vast te leggen ontstaat meer overzicht voor zowel de binnen- en buitendienst.